girniy.ru 1 2 ... 5 6


Государственное бюджетное образовательное учреждение
среднего профессионального образования

Санкт-Петербургский колледж управления и экономики
«Александровский лицей»



Н.В.Иванова


ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ


Учебное пособие по МДК 04.03
ПМ 04 «Осуществление документационного обеспечения
управления и архивного дела с использованием
программных средств учета, хранения,
обработки и поиска документов»

для специальности СПО 034702
«Документационное обеспечение управления
и архивоведение»


Санкт-Петербург


2013

СОДЕРЖАНИЕ


3.1. КОРПОРАТИВНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ 4

3.2. СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА 13

3.3. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА 19

3.4. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА БАНКОВСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 24

3.5. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ 28

3.6. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
СТРАХОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 33


СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 37



3.1. КОРПОРАТИВНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ


3.1.1. Комплексная автоматизация работы организации.
Понятие ERP-системы


Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов.

Система может быть определена как совокупность взаимосвязанных элементов, имеющая либо цель функционирования, либо законы своего развития, относительно изолированная от окружающей среды.

Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям.


Приведем несколько систем, состоящих из разных элементов и направленных на реализацию разных целей (см. табл.).

Таблица

Элементы систем


Система

Элементы системы

Главная цель системы

Фирма

Люди, оборудование, материалы, здания и др.

Производство товаров

Компьютер

Электронные и электромеханические элементы, линии связи и др.

Обработка данных

Телекоммуникационная система

Компьютеры, модемы, кабели, сетевое программное обеспечение
и др.

Передача информации

Информационная система

Компьютеры, компьютерные сети, люди, информационное
и программное обеспечение

Производство профессиональной информации

Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

Информационная система (ИС) – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Современное понимание информационной системы предполагает использование персонального компьютера в качестве основного технического средства переработки информации.

В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ.


Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

Экономическая информационная система (ЭИС) представляет собой систему, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-то экономического объекта реального мира. Информационная система создается для конкретного экономического объекта и должна в определенной мере копировать взаимосвязи элементов объекта.

ЭИС предназначены для решения задач обработки данных, автоматизации конторских работ, выполнения поиска информации и отдельных задач, основанных на методах искусственного интеллекта,

Задачи обработки данных обеспечивают обычно рутинную обработку и хранение экономической информации с целью выдачи (регулярной или по запросам) сводной информации, которая может потребоваться для управления экономическим объектом.

Автоматизация конторских работ предполагает наличие в ЭИС системы ведения картотек, системы обработки текстовой информации, системы машинной графики, системы электронной почты и связи.

Поисковые задачи имеют свою специфику, и информационный поиск представляет собой интегральную задачу, которая рассматривается независимо от экономики или иных сфер использования найденной информации.

Экономическая информационная система – это среда, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, персонал, технические и программные средства связи. Это система, направленная на достижение множества целей, одной из которых является производство информации, необходимой для поддержки принятия управленческих решений.

Свойства экономических информационных систем:

– они динамичны, постоянно развиваются, могут быть подвергнуты анализу;


– при их проектировании используется принцип системного подхода, предполагающий наличие и учет большого числа связанных между собой системных элементов.

Все информационные процессы, протекающие в подразделениях аппарата управления, можно разделить на два вида: формализуемые процессы, для которых существуют алгоритмы обработки информации, и неформализуемые процессы.

Именно для автоматизации формализуемых процессов (составляющих до 90% всех процессов) используются специально разрабатываемые для предприятий и организаций экономические информационные системы.

Экономическая информационная система представляет собой совокупность программных, технических и информационных средств, предназначенных для автоматизации операций сбора, обработки, хранения и выдачи результатной информации пользователям для принятия управленческих решений.

Теперь информационную систему можно определить как сложную кибернетическую систему, объединяющую потоки информации аппарата и объекта управления экономической системы.

Понятия, характеризующие экономические информационные системы:


  1. интегрируемость – обеспечивает взаимодействие системы с вновь подключаемыми компонентами или подсистемами;

  2. масштабируемость – характеризует возможность расширения системных ресурсов и производительной мощности;

  3. управляемость – характеризует возможность гибкого управления системой;

  4. адаптивность – характеризует возможность системы приспосабливаться к условиям конкретной предметной области;

  5. используемость – обеспечивает возможность реализации заложенных в систему функций;

  6. обоснованность – позволяет получать обоснованные результаты в ходе выполнения прикладных программ;

  7. реактивность – характеризует способность системы реагировать на внутренние и внешние воздействия;
  8. безопасность – характеризует возможность предотвращения разрушения системы в результате несанкционированного доступа, и др.


Автоматизация бизнеса – комплексное решение для учета и управления, с помощью которого можно полноценно управлять организацией, сведя к минимуму погрешности управленческого, бухгалтерского и налогового учета. Качественно проведенное внедрение системы автоматизации, разработанной для конкретной отрасли, позволяет получить все необходимые данные для анализа эффективности работы предприятия и значительно увеличить производительность труда сотрудников компании.

Основное требование, которому должна соответствовать автоматизация управления предприятием – это возможность осуществлять в едином информационном пространстве различные бизнес-процессы, необходимые для каждой организации холдинга. В то же время, системы автоматизации предприятия должны поддерживать взаимодействие между этими процессами, осуществлять контроль их выполнения, предоставлять аналитические отчеты на различные уровни принятия решений и в любых разрезах. В систему должна быть включена автоматизация учета предприятия, обеспечение конфиденциальности и безопасности данных, возможность одновременной работы большого количества пользователей, разграничение прав пользователей в соответствии с их должностными обязанностями и организационной структурой подчинения.

Системы класса ERP –это набор интегрированных приложений, позволяющих создать единую среду для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-операций предприятия.

Прежде всего, это не программный продукт, а механизм, позволяющий руководству компании видеть общую картину своего предприятия.

«Картина предприятия» – структурированная информация о его деятельности, представленная в виде управленческих отчетов, различных диаграмм, позволяющих принимать управленческие решения. Безусловно, для того, чтобы формировать подобные отчеты, необходима единая база данных всех операций, существующих в организации (финансовые, складские, взаимодействия с клиентами и т.д.). Также необходим удобный пользовательский интерфейс, позволяющий регистрировать каждую свершенную операцию.


ERP (Enterprise Resource Planning) система предназначена для управления всей совокупностью ресурсов компании – денежными средствами, производственными мощностями, персоналом и т.д.

Основное предназначение систем класса ERP – обеспечение единого информационного поля для всех инфраструктурных единиц предприятия и предоставление полной всеобъемлющей достоверной информации для принятия управленческих решений.

При этом архитектурно вся модель ERP-системы предприятия может быть реализована как на одном едином комплексе (программном приложении), так на совокупности нескольких систем, интегрированных между собой. В последнем случае именно глубокая интеграция использующихся приложений и является отличительной особенностью систем ERP от систем автоматизации, построенных на базе разрозненных систем.

Если говорить о единых ERP-комплексах, то из признанных в мире систем можно привести следующие примеры: SAP, Oracle E-Business Suite, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV. Относясь к одному классу ERP-систем, тем не менее, все они имеют каждая свою специфику, функциональные возможности и стоимость.

Преимущества: Внедрение на предприятии ERP-системы обеспечивает высокий уровень достоверности данных, оперативность в получении необходимой информации, единство представления информации для всех подразделений.

В ERP-системах автоматизируются все основные и вспомогательные бизнес-процессы, включая финансовый учет и дистрибуцию, производство и логистику, управление персоналом и управление взаимоотношениями с клиентами. Налаженная система управления существенно повышает уровень капитализации компании и ее привлекательность на рынке.


3.1.2. Основные этапы развития ERP-систем. Структура ERP-систем,
основные функциональные возможности

Своим появлением термин ERP (Enterprise Resource Planning - планирование ресурсов предприятия) обязан компании Gartner Group, которая ввела его в оборот в 90-х гг. XX века. Данная система является результатом применения количественных методов организации производства, которые начали развиваться в начале 1960-х гг.


В начале это были методы по автоматизации управления запасами, которые были затем увязаны с задачами планирования производства, поставок необходимых ресурсов и сбыта готовой продукции. Такой подход позволял корректировать плановые задания в процессе производства в зависимости от меняющихся условий: непоставки ресурсов, отказа оборудования, изменения заказа на готовую продукцию и т.п.

В конце 1960-х гг. была сформулирована концепция MRP (Material Requirement Planning – планирование потребностей материалов). В ее основе лежит принцип зависимости потребности в сырье, полуфабрикатах и других исходных продуктах от плана выпуска готовой продукции. План выпуска продукции и времени технологических циклов производства дает возможность рассчитать необходимый запас материалов к конкретному сроку, обеспечить минимизацию издержек, связанных со складскими запасами.

Эти принципы легли в основу концепции MRP, базовыми положениями которой являются:


  • производственная деятельность описывается как поток взаимосвязанных заказов;

  • при выполнении заказов учитывается ограниченность ресурсов;

  • обеспечивается минимизация производственных циклов и запасов;

  • заказы снабжения и производства формируются на основе заказов продукции и производственных графиков;

  • на основе данного графика выдаются планы-графики для всех подразделений на различные периоды времени;

  • выполнение заказа завершается к тому моменту, когда он необходим.

Методика MRP декларирует, какие процессы учета и управления должны быть реализованы на предприятии, в какой последовательности они должны выполняться и соответствующие алгоритмы для уменьшения затрат на производство.

Важную роль в системах MRP играет спецификация изделия, представляющая собой перечень сырья, материалов и комплектующих, необходимых для производства конечного изделия, с указанием нормативов по их использованию, а также иерархическое описание структуры конечного изделия.


Методы планирования MRP стали учитывать информацию о составе изделия, состоянии складов и незавершенного производства, а также заказов и планов-графиков производства.

Алгоритм MRP не только выдает заказы на пополнение запасов, но и позволяет корректировать производственные задания с учетом изменяющейся потребности в готовых изделиях. Следует отметить, что методы MRP применимы не на каждом типе производстве, эффективны в условиях большого количества заказов на изготовление продукции.

Реализация концепции MRP на практике привела к необходимости учета производственных мощностей, их загрузки и стоимости рабочей силы. Дальнейшая разработка алгоритмов планирования привела к учету не только материальных, но и производственных и трудовых ресурсов.

В конце 1970 гг. были предложены алгоритмы для концепции MRP II (Manufacturing Resource Planning – планирование ресурсов производства), которая отражала возникшие потребности автоматизации производства в условиях рыночных отношений и оставалась основной в 1980-е гг.

В MRP II добавилась функция планирования производственных мощностей, с помощью которой проводится анализ потребностей в необходимых материалах с привязкой к производственным ресурсам и их возможностям, а также с учетом существующей и планируемой загрузки.

Таким образом, MRP II – это планирование по MRP плюс функции управления складами, снабжением, продажами и производством. Методология MRP II описывает сквозное планирование и управление цепочкой «снабжение-производство-склад-сбыт». В отличие от предшествующей методики планирования она фокусируется на оперативном планировании и управлении всем производственным процессом, а не отдельном его фрагменте. Кроме этого, в этом классе систем появилась возможность моделирования производственных процессов.

Реализация методики MRP II в конкретной информационной системе предполагает наличие обратной связи, информирующей о качестве выполнения сформированных планов и позволяющей, при необходимости, внести коррективы в эти планы. Первоначально методика MRP II разрабатывалась для сборочных (дискретных) производств. Классическим примером дискретного производства является машиностроение. Большинство методов и алгоритмов, заложенных в функциональные модули MRP II, остаются неизменными в течение длительного времени и входят в качестве элементов в системы следующих поколений. Поэтому методологию MRP II можно считать базовой.


Развитие процессов дальнейшей информатизации предприятий и привело к созданию в 1990-х гг. ERP-систем. В данных системах реализуется дополнительно ряд новых функций, в первую очередь связанных с управлением финансами и персоналом.

ERP-система – это идеология планирования и управления предприятиями с помощью оптимизации бизнес-процессов, базирующаяся на интеграции всех потоков информации для обеспечения плана продаж, плана производства, планов закупок, загрузки оборудования и персонала, плана финансирования.

Концепция ERP представляет собой надстройку над концепцией MRP II. Не внося никаких изменений в механизм планирования производственных ресурсов, она позволяет решить ряд дополнительных задач, связанных с усложнением структуры компании.

Особенности информационных систем класса ERP:


  • универсальность с точки зрения типов производств;

  • поддержка многозвенного производственного планирования;

  • более широкая (по сравнению с MRP II) сфера интегрированного планирования ресурсов;

  • включение в систему мощного блока планирования и учета корпоративных финансов;

  • использование систем принятия и поддержки принятия решений.

Универсальность. Даже на обычном предприятии (не говоря уже о корпорации) могут сосуществовать производства различных типов: непрерывное, дискретное. Кроме того, предприятия должно заниматься проектами в различных направлениях (разработка новых продуктов, маркетинг и т.п.). Для обеспечения планирования и управления всем предприятием в целом информационная система должна уметь работать с каждым из этих типов производств. Поэтому системы класса ERP содержат набор модулей, каждый из которых специализирован на определенном типе производства. Поддержка различных типов производств (сборочного, обрабатывающего и др.) и видов деятельности предприятий и организаций (например, ERP-системы могут быть установлены не только на промышленных предприятиях, но и в организациях сферы услуг – банках, страховых и торговых компаниях и др.).


Многозвенное производственное планирование позволяет обеспечить комплексное планирование предприятия, состоящего из самостоятельных филиалов. В результате планы-графики закупок и производства различных производственных подразделений всех филиалов компании согласуются между собой, а также с бюджетом предприятия на этапе планирования.

Расширение сферы интегрированного планирования ресурсов. Интеграция охватывает все подразделения, связанные с производственным процессом подразделений и служб (например, ремонтных, транспортных, проектных). ERP-системы позволяют вовлечь в сферу интегрированного планирования человеческие ресурсы всех подразделений предприятия.

Планирование и учет корпоративных финансов. Реализация в ERP-системах планирования ресурсов разветвленной корпорации влечет необходимость усиления финансового блока, реализации управления сложными финансовыми потоками и возможности корпоративной консолидации, которая обеспечивается модулями управления корпоративными финансами. Это позволяет рассчитать полную себестоимость продукции.

Включение систем принятия и поддержки принятия решений. Поскольку управленческие решения принимаются людьми, то сама по себе ERP-система не является инструментом для принятия управленческих решений, она лишь поставляет необходимую для этого информацию.

Интеграция новых функций базируется на единых стандартах информационных процессов, функционирующих на объединенной ИТ-платформе. Таким образом, ERP-системы представляют собой средства информатизации на единой технологической и информационной основе.

Главные отличия ERP-системы от MRP II состоят в обработке информации из внешних источников, наличии дополнительных модулей по управлению финансовыми потоками: бюджетное планирование, управление затратами, управление проектами, специальные средства для высшего звена и т.д.

В 2000 г. компании Gartner Group сформулировала концепцию ERP II (Enterprise Resource & Relationship Processing – управление ресурсами и внешними связями). Внешние связи реализуются через ряд дополнительных ИС, которые развивались в последние годы и были связаны с сетью Интернет. Прежде все это электронная коммерция (e-comm), которая представляет собой маркетинг, покупку и продажу продуктов и услуг на технологической основе сети Интернет. Интернет дал простые и универсальные инструменты общения с клиентами и партнерами, которые, в свою очередь, дали мощный толчок развитию новых ИКТ для построения ИС.


Одной из них является система управления цепочкой поставок (Supply Chain Management – SCM), которая объединяет поставщиков, дистрибьюторов и покупателей в единый логистический процесс. Цепочка поставок – это множество экономических агентов (предприятий, центров оптовой торговли, перевозчиков, покупателей), объединяющихся для выполнения заказа на поставку товара или услуги.

Логику формирования цепочки поставок можно представить в виде такой последовательности:


  • планирование потребностей;

  • прогноз потребностей;

  • спецификация потребностей;

  • оформление заказа;

  • размещение заказа;

  • исполнение заказ;

  • транспорт;

  • получение товара/услуги.

Данная система удовлетворяет все новые потребности бизнеса, связанные с изменением концепции повышения производительности на концепцию высокой эффективности сбыта продукции. SCM охватывает цепочку поставок полностью: она позволяет автоматизировать определение потребностей и заказчиков на ресурсы предприятия, определять потребителя, оформлять и осуществлять поставку готовой продукции, т.е. объединяет работу по выполнению задач входящей и выходящей логистики.

Другим новым типом ИС стали системы управления отношениями с клиентами CRM (Customer Relationship Management – управление отношениями с клиентом). Появление систем этого класса связано с ужесточением конкурентной борьбы. Отмечается эмпирически выявленная закономерность, согласно которой 80 % объемов продаж компаний розничной торговли приходится на 20 % постоянных покупателей. При этом приобретение каждого нового потребителя обходится существенно дороже, чем сохранение партнерских отношений с существующим клиентом. Источником дополнительных затрат является проведение маркетинговых исследований и обработка их результатов, проведение рекламных кампаний, затраты на ведение переговоров с потенциальными клиентами.


В CRM-системах выделяют три группы процессов, которыми управляют отдельные модули:

– управление продажами;

– маркетинг;

– служба поддержки клиентов.

Управление продажами осуществляет управление клиентскими счетами, управление списками товаров и услуг - управлением контактами с клиентами, прогнозированием продаж. Маркетинг позволяет автоматизировать доставку клиентам информации, используя различные каналы связи: телефон, электронную почту, факс, информационные порталы, сайт и т.д. Служба поддержки клиентов организуется вокруг клиентского телефонного центра (call center). Клиентские телефонные центры обычно основываются на интеграции компьютеризованной БД и системы автоматизированного распределения звонков.

Другие классы систем поддержки производственно-коммерческого цикла:

PLM (Product Lifecycle Management) — управление жизненным циклом продуктов;

PDM (Product Data Management) — системы управления производственными данными.

APS (Advanced Planning/Scheduling) — развитие системы планирования; расширенное планирование производственных заданий.

Таким образом, структуру ERP П-системы упрощенно можно представить следующей схемой:

ERP II = ERP + e-comm + SCM + CRM.

Соответственно концепция ERP II имеет как бы два контура управления: традиционный внутренний, управляющий внутренними бизнес- процессами предприятия, и внешний, управляющий взаимодействиями с контрагентами и покупателями продукции. При этом традиционный внутренний контур управления принято называть back-office - внутренняя система, а функции взаимодействия с контрагентами и заказчиками - front-office - внешняя система (то есть WEB приложение, интегрированное с главным ERP приложением предприятия и реализует своеобразный front-office к традиционной ERP системе).


С помощью ERP-систем проводится информатизация следующих бизнес-процессов предприятия:

– стратегическое управление;

– маркетинг, планирование;

– снабжение, управление запасами, управление складом;

– производство, сбыт, цепочки поставок;

– управление взаимоотношениями с клиентами;

– разработка бюджетов, бухгалтерский, налоговый, финансовый, управленческий учет, банк и касса, кадровый учет.



следующая страница >>