БЕКІТІЛГЕН

Қазақстан Республикасы

Еңбек және халықты әлеуметтік

қорғау министрінің

2009 жылғы «31» желтоқсандағы

№ 401-ө бұйрығымен


Ұзартылды:

Қазақстан Республикасы

Еңбек және халықты

әлеуметтік қорғау Вице-министрінің

_________________________________

_______________________________

№_________бұйрығымен

Ұзарту мерзімі

______________нен ______________дейін


ІС ҚАҒАЗДАР ЖҮРГІЗУ ҚЫЗМЕТІН КӨРСЕТУ ІСІМЕН АЙНАЛЫСАТЫН ЖҰМЫСКЕРЛЕРДІҢ ІРІЛЕНДІРІЛГЕН САЛААРАЛЫҚ ТИПТІК УАҚЫТ НОРМАЛАРЫ


Астана 2009

ӘЗІРЛЕНДІ	«Қазақстан Республикасы Еңбек және халықты әлеуметтік қорғау министрлігінің еңбекті қорғау жөніндегі республикалық ғылыми-зерттеу институты» РМКМ
БЕКІТІЛДІ	« Қазақстан Республикасы Еңбек және халықты әлеуметтік қорғау министрлігі»

МАЗМҰНЫ

		стр.
	Ұғымдық сөздік…………………………………………………………..	4
1	Жалпы бөлім………………………………………..…......................................	5
2	Еңбекті ұйымдастыру……………………………….........................................	7
3	Нормативтік бөлім…………………………………...……..............................	10
3.1	Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету бойынша жұмыстарға уақыт шығыны…………………………..............................................................	10
3.1.1.	Істер номенклатурасын құру және жүргізу………………………………….	10
3.1.2.	Құжаттарды тіркеу………………………………………………………	10
3.1.3.	Құжаттарды есепке алу………………………………………………………	11
3.1.4.	Құжаттардың орындалуын бақылау бойынша жұмыстар………………………….	12
3.1.5. 3.1.6.	Азаматтардың өтініштері, шағымдары мен ұсыныстарымен жұмыс................................................................................................................ Құрылымдық бөлімшелерде істерді қалыптастыру және ресімдеу, құжаттардың ғылыми және практикалық құндылығына сараптама, істер тізілімінің жылдық тарауларын құрастыру, ведомстволық мұрағатқа істерді жіберу………………………………………………………………..	12 13
3.2	Ұйым мұрағатының жұмысына уақыт нормасы……………………………...	15
3.2.1.	Сақталу мерзімін көрсетіп құжаттардың тізімін құрастыру………………	15
3.2.2.	«Мұрағатты жинақтау бойынша мәліметтер» есепті құрастыру ……………….	15
3.2.3.	«Мұрағат құжаттарын пайдалану бойынша мәліметтер» есепті құрастыру …...	15
3.2.4.	Жеке құжаттарды іздеу бойынша сұраныстардың орындалуына уақыт нормалары……….…………...……………………………………………	16
3.2.5.	Қорлар бойынша анықтамаларды құруға уақыт нормалары ………………………..	16
3.2.6.	Тақырыптық сұраныстарды орындауға уақыт нормалары ………………………………………………………………………...	16
3.2.7.	Ұйым мұрағатының құжаттарына ғылыми-анықтамалық аппаратты құру…………………………………………………………………….	17
3.2.8.	Құжаттарды каталогтау……………………………………………………	17
3.2.9.	Азаматтар мен мекемелерге ақпараттық қызмет көрсету және құжаттарды пайдалану	18
3.2.10	Ведомство (ұйымдар) мен мекемелерде және құрылымдық бөлімшелерде құжаттарды ұйымдастыруды бақылау…………………………………….	19
3.2.11	Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету…………………………………….	20
3.2.12	Құжаттарды есепке алу ……………………………………………………	21
3.2.13	Техникалық ресімдеу ………...…………………………………………...	22
	1 қосымша………………………………………………………………….	24
	2 қосымша………………………………………………………………….	25

ҰҒЫМДЫҚ СӨЗДІК


Осы нормативтік құжатта мына қысқартылған ұғымдар қолданылған:

ҚР ЕжХӘҚМ	Қазақстан Республикасы Еңбек және халықты әлеуметтік қорғау министрлігі
«ЕҚРҒЗНИ» РМКМ	Қазақстан Республикасы Еңбек және халықты әлеуметтік қорғау министрлігінің еңбекті қорғау жөніндегі республикалық ғылыми-зерттеу институты» республикалық мемлекеттік қазыналық мекемесі
ҚР СТ	Қазақстан Республикасының Стандарты
ЖК	Жеке компьютер
ОСК (СК)	Орталық сараптама комиссиясы (Сараптама комиссиясы)
ТБК	Тіркеу-бақылау карточкасы
ТБН	ЖК тіркеу-бақылау нысаны
ТК	тіркеу карточкасы
ҚР ҰМҚ	Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры
Б	Бақылау

1. ЖАЛПЫ БӨЛІМ

1.1. Ірілендірілген типтік уақыт нормасы іс қағаздарын жүргізумен айналысатын жұмыскерлердің, мұрағаттық істермен айналысатын жұмыскерлер үшін санды белгілеу үшін еңбекті нормалау үшін арналған.

1.2. Уақыт нормативтерін әзірлеу негізіне еңбекті ұйымдастыруды зерделеу материалдары және алдыңғы қатарлы тәжірибелер, хронометражды байқаулар, жұмыс күнінің фотосуреттері, жедел есепке алу және есептеме деректері алынған.

Жинақты құрастырғанда мына нормативтік материалдар қолданылған:

Басқару органдарының құжаттамалық қамтамасыз ету және автоматтандырылған мұрағаттық технологиясы бойынша жұмыстарға уақыт нормалары (М.: 1993),

Атқару өкіметінің федералдық органдарының басқарушылық құрылымдарын құжаттамалық қамтамасыз ету бойынша жұмыстарына уақыт нормасы (М., Экономика, 2002),

Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету бойынша жұмыстарға ірілендірілген салааралық уақыт нормативтері (М., Экономика, 1994),

Іс қағаздарын жүргізушілік қызмет көрсету бойынша жұмыстарға уақыт нормативтері (М., Экономика, 1987),

Басшылар, мамандар мен басқа қызметшілердің лауазымдық біліктілік анықтамалығы 2002, Астана қ.

1.3. Мұрағат ұйымдарының жұмыскерлері мен іс қағаздарын жүргізу қызмет көрсетумен айналысатын жұмыстарды атқаратын жұмыскерлерге белгіленген уақыт нормалары.

Уақыт нормаларына қамтылған жұмыс түрлері: істер номенклатурасын құру және жүргізу; өңдеу, тіркеу, құжат санын есепке алу; құжаттардың орындалуын бақылау бойынша жұмыстар, азаматтардың өтініштері, шағымдары мен ұсыныстары бойынша жұмыстар; құрылымдық бөлімшелерде істерді қалыптастыру және ресімдеу, құжаттардың ғылыми және практикалық құндылығына сараптама, істер тізілімінің жылдық тарауларын құрастыру, ведомстволық мұрағатқа істерді жіберу; ұйым мұрағатының құжаттарына ғылыми-анықтамалық аппаратты құру; құжаттарды каталогтау; азаматтар мен мекемелерге ақпараттық қызмет көрсету және құжаттарды пайдалану, ведомство (ұйымдар) мен мекемелерде және құрылымдық бөлімшелерде құжаттарды ұйымдастыруды бақылау, құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету, құжаттарды есепке алу, жұмыстарды техникалық ресімдеу.

1.4. Жинақ жұмыс көлемінің өлшем бірлігіне қабылданатын адам-сағат өлшемімен жедел уақыттың нормативтері мазмұндалған.

1.5. Нормаланған жұмысты орындауға уақыт нормасы жедел уақыт және 1 формула бойынша есептеледі:

Нвр = Н x Кн, (1)

онда: Нвр – нақты нормаланған жұмыс түрін орындауға уақыт шығыны, сағ;

Н- жинақ бойынша белгіленген осы жұмысты орындауға жедел уақыт нормативі,сағ;

Кн – жұмыс орнының, демалыстың (дене шынықтыру сәтін қосқанда) жеке мұқтаждыққа қызмет көрсетудің ұйымдастыру- техникалық уақыт шығыныны ескеретін баламасы. Талдау нәтижесі бойынша Кн жұмыскерлердің жұмыс уақытының фотографиялары мен хронометражды карталарына 1,1 тең уақыт алынады.

1.6. Егер жоспарланған жұмыс көлемі осы жинақта нормативтер негізінде есептелгенмен салыстырғанда аз жұмыскерлер санының нормативтік құжаттарына сәйкес толығымен орындалса, онда осы нормативтер нақтылы санын өзгерту үшін негіз болмайды.

1.7. «Іс» өлшем бірлігіне 210х297 мм (формат А 4) мөлшерімен 150 парақ көлеміндегі іс қабылданады. 150 парақтан артық немесе кем істер 150 парақ бір шартты іске есептеледі.

1.8. Жұмыс көлемінің өлшем бірлігіне – авторлық парақ – 40 мың баспа белгілері бар, 16,7 машинамен жазылған бетті құрайтын, 1,5 интервал, әрбіреуі 2450 белгіні мазмұндайтын материал қабылданады.

1.9. Жинақтың нормативтік бөлігіндегі кестелерінде атқарылатын жұмыстардың уақыт нормасына белгіленген мазмұны мен атаулары келтірілген.

1.10.Құжаттың құрамы, оларды әзірлеу ережелері және ресімдеу қолданыстағы ережелер мен басқа да нормативтік-әдістемелік құжаттарға сәйкес белгіленеді.

1.11. Егер жоспарланған жұмыс көлемі осы жинақта нормативтер негізінде есептелгенмен салыстырғанда аз жұмыскерлер санының нормативтік құжаттарына сәйкес толығымен орындалса, онда осы нормативтер нақтылы санын өзгерту үшін негіз болмайды.

1.12 Нормативтік кестелерде келтірілген "дейін" деп көрсетілетін сандық мәндерді олармен қоса түсіну керек.

1.13 Мұрағат жұмыскерлері мен іс қағаздар жүргізу қызметінің есептеу үлгісі 1,2 қосымшада келтірілген.


2. ЕҢБЕКТІ ҰЙЫМДАСТЫРУ


Іс қағаздарын жүргізу қызмет көрсету жұмыскерлерінің қызметі басшылар, мамандар мен басқа да қызметшілердің лауазымдық біліктілік анықтамалығына сәйкес әзірленген лауазымдық нұсқаулықтармен айқындалады.

Іс қағаздарын жүргізу қызмет көрсету функциясына мыналар кіреді: ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде құжаттармен ұйымдастыру-әдістемелік жұмыстар; басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етуге стандарттарды енгізу және басқа нормативтік-әдістемелік құжаттар; құжаттарды қабылдау; құжаттарды өңдеу және есепке алу-анықтамалық жұмыс; құжаттарды орындауды бақылау; құжаттарды ресімдеу және жіберу; істерді қалыптастыру, пайдалану және сақтау; істерді мұрағатқа дайындау және жіберу және т.б.

Мұрағаттың функциясына мыналар кіреді: ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің құжаттамаларын жинақтау; құжаттарды есепке алу және мұрағатқа қабылданған құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету;

Мұрағатқа қабылданған құжаттарды қорландыру; мұрағатта сақталатын құжаттарға ғылыми-анықтамалық аппарат құру; құжаттардың құндылықтарына сараптама жүргізу, ұйымның іс қағаздарын жүргізуде әдістемелік көмек көрсету; құжаттарды мемлекеттік сақтауға дайындау және беру; статистикалық есеп нысанын мемлекеттік мұрағатқа ұсыну; мұрағатта сақталатын құжаттарды қолдану; ұйымның іс қағаздарын жүргізуде істерді дұрыс қалыптастыру және ресімдеу, сақтауды тексеру; мұрағаттық істер мен ұйымның іс қағаздарын жүргізуде нормативтік-әдістемелік құжаттарды әзірлегенде әдістемелік ат салысу (нұсқаулықтар, ұсыныстар, ережелер және т.б.).

Жинақта қабылданған ұйымдастыру-техникалық шарттармен мыналар: жұмыс орындарын қолайлы ұйымдастыру; жұмыскерлердің уақытында қажетті ақпаратты, кеңесті, нұсқаманы алуы; еңбек және демалыс режимін қолайлы сақтау; белгіленген санитарлық нормаларды сақтау қарастырылады.

Іс қағаздарын жүргізу қызметінің жұмыскерлерінің жұмыс орындары ұйымдастыру техникасы мен еңбек заттары, тиісті құжаттар мен кеңсе заттары сақталатын үстел жәшіктерінде қолайлы орналастырылуын қамтамасыз ететін бір тумбалы үстелмен (қосалқы қондырғысымен) жабдықталады. Үстелде папкаларды қолайлы орналастыру үшін (тура немесе көлденең) салынатын мұқаба болуы тиіс. Арнайы, анықтамалық әдебиетті сақтау үшін шкаф болуыкерек.

Іс қағаздарын жүргізу қызметінің жұмыскерлері қажетті анықтамалық материалдармен қамтамасыз етіледі (оның ішінде: іс қағаздарын жүргізу бойынша нұсқаулықтар және басқа да нормативтік-әдістемелік құжаттармен, қолданыстағы заңнамалар бойынша анықтамалықтармен, әкімшілік-аумақтық бөліну бойынша анықтамалықтармен, орфографииялық және терминологиялық сөздіктермен, жеке сөздердің жазылуы бойынша анықтамалықтармен, телефондары мен мекенжайы көрсетілген ұйымдар мен құрылымдық жұмыскерлердің тізімдері, осы ұйымның қызметіне байланысты жоғарыда тұрған және басқа органдардың жинағына қаулылар мен бұйрықтарын көрсететін картотека-көрсеткіштерімен жұмыскерлердің телефондары мен мекенжайының алфавиттік кітапшаларымен).

Мамандардың жұмыс орны жеке компьютермен, принтермен және қажетті ұйымдастыру техникасымен жарақтандырылуы тиіс.

Клавиатура үстелдің жоғарғы жағында жұмыскердің қолын сүйеу үшін жеткілікті болатын клавиатураның алдында кеңістік болатындай орналастырылады (жұмыскерге қарай 300 мметрден кем емес арақашықтықта).

Ақпаратты тез және анық көріп бақылауды қолайлы қамтамасыз ету үшін монитор экранының тегістігі жұмыскердің көз деңгейінен төмен, жұмыскердің көлденең көретіндей қашықтықта орналасады (көру назары – көлбеу 15 градус төмен).

Электрмагниттік сәуле көздері деңгейінің артуы әсерін болдырмау үшін экран мен жұмыскердің арасындағы арақашықтық 500 мм (барынша 600-700 мм) кем болмауы тиіс. Жұмыс үстелі (кресло) орнықты, отыру орны биіктігі бойынша реттелуі тиіс. Жұмыс орны табиғи жарық қырынына түсуі тиіс (сол жақтан болса қолайлы). Табиғи жарық түсуде көру өрісінде жарықтың қанықтығын төмендету үшін реттелетін жалюздер, қалың перделер болуы керек.

Жалпы және жергілікті жарық түсіру шамдары жарық түсіргенде қалыпты жағдайлар жасалуы тиіс және жұмыс түрі мен жұмыскер тарапынан талаптарды ескеріп экран мен қоршаған ортаның тиісті айырмашылығының арасында қалыпты жағдайлар жасалуы тиіс.Үстелдің үстіндегі жарық түсу жұмыс құжатын орналастыру аймағында 300-500 люксті құруы тиіс.

Шағын ахуалды оңтайлы параметрлермен қамтамасыз ету үшін жиі жұмыс күні ішінде жұмыс орының ауасын тазарту керек.

Монитор экранындағы жұмыс жұмыс қабілеті мен денсаулықты сақтау немесе экрандағы жұмыс жүктемесін қысқарту мақсатында басқа жұмыспен ауыстыруды қамтамасыз ету үшін белгіленетін мерзімді реттелген үзілістермен болуы тиіс.

Маманның жұмыс орны еңбекті қорғау және қауіпсіздік талаптарына сай болуы тиіс.

Сегіз сағаттық жұмыс ауысымында және жеке компьютермен жұмыста реттелген үзілістер: 2 сағаттан кейін жұмыс ауысымы басталғаннан бастап және 2 сағаттан кейін түскі үзілістен кейін әр 15 минут сайын үзіліс ұзақтығы белгіленеді.

Жабдықты қарамай қосулы қалдыруға болмайды. Біраз уақытқа жұмыс тоқтату қажет болғанда барлық белсенді жабдықтар сөндіріледі.