girniy.ru 1

С.Ж.АСФЕНДИЯРОВ АТЫНДАҒЫ

ҚАЗАҚ ҰЛТТЫҚ МЕДИЦИНА УНИВЕРСИТЕТІ





КАЗАХСКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ МЕДИЦИНСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ С.Д.АСФЕНДИЯРОВА


САПА МЕНЕДЖМЕНТ ЖҮЙЕСІ БӨЛІМІ

САПАНЫҢ ҚҰЖАТТАЛҒАН ПРОЦЕДУРАСЫ: ЖАЗБАЛАРДЫ БАСҚАРУ








Мазмұны:




1. ЖАЛПЫ ЕРЕЖЕЛЕР…………………………………………………………………..........23

2. НОРМАТИВТІК СІЛТЕМЕЛЕР……………………………………………………………23

3. ТЕРМИНДЕР МЕН АНЫҚТАМАЛАР………………………………………………….....23

4. БЕЛГІЛЕР МЕН ҚЫСҚАРТУЛАР……………………………………………………........23

5. ЖАЗБА ҚҰРАМЫ……………………………………………………………………...........24

6 . ЖАЗБАЛАРДЫ РӘСІМДЕУ.................................................................................................25

7. ЖАЗБАЛАРДЫ БАСҚАРУ……………………………………………………………........25

8. ЖАУАПКЕРШІЛІК БӨЛІНІСІ…………………………………………….........................26

9. ҚҰПИЯЛЫЛЫҚ……………………………………………………………..........................26

10. ӨЗГЕРІСТЕРДІ ТІРКЕУ ПАРАҒЫ……………………………..............….......................28

11. ТАНЫСУ ПАРАҒЫ………………………………………………………………...............29

12. ҚОСЫМШАЛАР ..................................................................................................................30


№ 8 Үлгі.Сапа жөніндегі жазбалар үлгісінің Шебер-парағы

№ 9 Үлгі. Техниканы/жабдықтарды/оқу құралдарын/«Интернет» желі уақытын қолдануды есепке алу журналы

№ 10 Үлгі. Кіріс құжаттарды тіркеу журналы


№ 11 Үлгі. Шығыс құжаттарды тіркеу журналы

1. ЖАЛПЫ ЕРЕЖЕЛЕР

1.1 Сапа жөніндегі жазбаларды басқару бойынша құжатталған сапа процедурасы «С.Ж. Асфендияров атындағы Қазақ Ұлтық Медицина Университеті» (бұдан былай – ҚазҰМУ) ШЖҚ-дағы РМК қызмет/өнім сапасы жөніндегі жазбаларды біріздендіру, сақтау, қорғау, қалпына келтіру, жүргізу және бойынша жұмыстардың бірыңғай тәртібін белгілейді.

1.2 Процедура ҚазҰМУ жұмысының сырттай және іштей жасалған құжаттардағы талаптарға сәйкестігін растау, сапа менеджмент жүйесінің 9001,9004 СжХҰ халықаралық стандартына сәйкестігін куәландыру мақсатында енгізіледі.




1.3 Осы процедура ҚазҰМУ-дың барлық қызметкерлеріне міндетті ішкі нормативтік құжат болып табылады.

2.НОРМАТИВТІК СІЛТЕМЕЛЕР


    1. Процедура төмендегідей халықаралық және ұлттық стандарттар негізінде жасалған:

9000 СжХҰ ХС

Сапа менеджментінің жүйелері. Негізгі ережелер және сөздік

9001 СжХҰ ХС

Сапа менеджментінің жүйелері. Талаптар

9004 СжХҰ ХС

Сапа менеджментінің жүйелері. Жұмысты жақсарту бойынша ұсыныстар

1157 ҚР СТ

Жоғары кәсіптік білім. Білім беруді ұйымдастырудың сапа менеджментінің жүйесі.

1158 ҚР СТ

Жоғары кәсіптік білім. Білім беру мекемесінің материалдық-техникалық базасы

3. ТЕРМИНДЕР МЕН АНЫҚТАМАЛАР

Аталған процедурада қолданылатын терминдер мен анықтамалар ҚазҰМУ-да қолданылатын 9000 СжХҰ ХС мен Сапа менеджментінің жүйесінің терминдер мен анықтамалар сөздігінде келтірілген.

4. БЕЛГІЛЕР МЕН ҚЫСҚАРТУЛАР


СжХҰ – Стандарттау жөніндегі халықаралық ұйым;

ХС – Халықаралық стандарт;

ҚББ – Қызметкерлерді басқару бөлімі;

ЖауапСМЖ – СМЖ бойынша жауапты

СБӨ – Сапа жөніндегі басшылық өкілі;

СБ – Сапа жөніндегі басшылық;

СМЖ – Сапа менеджмент жүйесі.

5. ЖАЗБАЛАР ҚҰРАМЫ


ҚазҰМУ-да тіркеуді және басқаруды қажет ететін сапа жөніндегі төмендегідей жазбалар қолданылады:

5.1 Тұтынушылармен/тасымалдаушылармен ара-қатынасты реттейтін құжаттар:

  • Бұйрық, жарлық, келісім, келісім-шарт, тапсырыс, тапсыру-қабылдау актілері, пікір, сауалнама, шағым және университет жұмысына қатысты басқа да құжаттар.

5.2 Компьютерлік және есептеуіш техникаларды, оқытудың электрондық және техникалық құралдарын, ғылыми және оқу жабдықтарын, бағдарламалық құралдарды, ақпараттық технологиялар мен «Интернет» желісінің уақытын қолдануды тіркеу жазбалары.


5.3 Кітапханалық қорды тіркеу жазбалары

  • Кітапханалық қордың жиынтығын тіркеу кітабында;

  • Түсілген әдебиет қозғалысын тіркеу кітабында;

  • Оқу үрдісін қамтамасыз ететін картотекалар.

5.4 Халықаралық және ұлттық стандарттардың, нормалар мен ережелердің, тасымалдаушылар мен тұтынушылардың нормативтік құжаттарының, Сапа жөніндегі басшылықтың, сапа процедураларының және т.б. талаптарына сәйкес орындалған жұмысты көрсететін есеп құжаттары:

  • үдерістердің орындалғандығы туралы есеп;

  • хаттамалар (оқу, қорлардың атқару есебімен, емдеу жүктемесі есебімен және басқалары);

  • енгізу актілері;

  • журналдар;

  • қарастырылатын қызметтердің өмірлік циклының үдерістерін бақылау және мониторинг нәтижелері;

  • СМЖ ішкі аудиттері жөніндегі есептер;

  • СМЖ-н талдау бойынша есептер;
  • Ішкі аудит нәтижелері бойынша есептер.


5.5 Қызметтік іс қағаздарын жүргізу құжаттары:

  • ҚазҰМУ бойынша бұйрықтар мен жарлықтар;

  • хат, электрондық хат, факс хабарламалары;

  • кадрлық іс қағаздарын жүргізу бойынша жазбалар.

Құжаттар түрлі тасымалдарда болуы мүмкін.

6. ЖАЗБАЛАРДЫ РӘСІМДЕУ

6.1 «Жазбаларды басқару» процедурасында сипатталғандай жазбалар парақта жоғарғы және төменгі колонтитулдармен рәсімделеді (1,2 кесте). Бұл ережелерді сақтау қандай да бір жазбаны артқы күнмен өзгерулер енгізуді болдырмауды қамтамасыз етеді.


6.2 Мәтін тақырыбы Times New Roman № 12 қаріп, сол жағынан – 2 см; оң жағынан – 1 см; жоғарғы жағы – 2 см; төменгі жағы – 1 см теріледі.

6.3 Компьютерлік және есептеуіш техникаларды, оқытудың электрондық және техникалық құралдарын, ғылыми және оқу жабдықтарын, бағдарламалық құралдарды, ақпараттық технологиялар мен «Интернет» желісінің уақытын қолдануды тіркеу жазбалары арнайы журналдарда жүргізілуі қажет (Үлгі №8). Журналдар тігіледі, жіптердің соңы төртбұрыш қағазбен жапсырылады, онда «__ бет тігілген және нөмірленген (санын көрсету). Күні. Жауапты тұлғаның қолы», бөлімшеде мөртаңба болған жағдайда төртбұрышқа мөртаңба қойылады. Журнал аяқталу өлшемімен соңғы бетінде « Барлығы __ жазба жүргізілді (санын көрсету). Істеп шығарылған __сағат. Күні. Жауапты тұлғаның қолы» жазбасы жүргізіледі.

7. ЖАЗБАЛАРДЫ БАСҚАРУ


    1. Жазбалардың жүргізілуіне жауапты тұлғалар жазбаларды сапа жүйесіндегі құжаттарда белгіленген үлгілер бойынша жазады (Үлгі № 9).

    2. ҚазҰМУ сапа процедураларының арнайы бөлімдерінде осы процедураның 5. тармағында тізбектелген жазба әрекеттері анықталған:

  • Жазбаларды теңдестіру және тіркеу ҚазҰМУ процедураларында белгіленген талаптарға сәйкес жүргізіледі;
  • Жазба үлгілерінің электрондық нұсқасы сервердің файлдық мәліметтер базасында сақталады. Барлық қолданушылар оқуға ғана арналған шектеулі мүмкіншіліктерді пайдаланады. Үлгілерге өзгертулер енгізу «Жазбаларды басқару» процедурасы бойынша жүзеге асырылады;


  • Жазбаларды сақтау оларды бүлдіруден, жоғалтудан қорғайтын жерлерде белгілеген сақтау мерзіміне сәйкес жүзеге асырылады. Жазба түпнұсқаларының электрондық нұсқасы папкада сақталуы қажет, заңсыз қолдану мүмкіндігінен кілтпен (құпия сөз) сақталған, СМЖ бөлімінің басқарушысының дербес компьютерінде болуы керек. Құжаттардың бүтіндігі үшін қорлық көшірмесі CD-тасымалына жасалынады, ол рұқсат етілуге шек қойылған орындарда сақталады. Қызметкерлердің ақпаратты қолдану мүмкіншілігі деңгейін құрылымдық бөлімше/үдеріс басшысы анықтайды. Ұжымдық желінің администраторы тораптың нақты қолданушылары үшін ақпаратты пайдалану мүмкіншілігін белгілейді;

  • Қорғау және қалпына келтіру жазбаларды қағаз және электрондық тасымалдарда жүргізу, тіркеу және тарату журналдарын толтыру арқылы жүзеге асырылады. Желі администраторы компьютерлік желідегі вирусқа қарсы бадарламалардың жүйелі жаңартылып отыруына жауапты. Желі администраторы апта сайын мәліметтердің лазерлік ақпарат тасымалдарында қосымша сақталуын жүзеге асырып отырады;

  • жазбалар қозғалысы (айналым) Кіріс құжаттарды тіркеу журналында (№10 үлгі) құжатталады және бөлімшелердің Шығыс құжаттарды тіркеу журналында (№11 үлгі). Журналдар тігіледі, жіптердің соңы төртбұрыш қағазбен жапсырылады, онда «__ бет тігілген және нөмірленген (санын көрсету). Күні. Жауапты тұлғаның қолы», бөлімшеде мөртаңба болған жағдайда төртбұрышқа мөртаңба қойылады. Журнал аяқталу өлшемімен соңғы бетінде « Барлығы __ жазба жүргізілді (санын көрсету). Істеп шығарылған __сағат. Күні. Жауапты тұлғаның қолы» жазбасы жүргізіледі.



    1. Есеп құжаттарының дұрыстығына, басқару ережелерінің сақталуына әр процедураның тиісті бөлімінде, лауазымдық нұсқаулықтарда, жоспарларда, бұйрықтар мен жарлықтарда көрсетілген ҚазҰМУ қызметкерлері жауап береді.
    2. Қажет жағдайда ҚазҰМУ қызметкерлері тұтынушыға сапа жөніндегі жазбалары бар тиісті құжатты жауапты тұлға рұқсатымен көрсете алады.

8. ЖАУАПКЕРШІЛІК БӨЛІНІСІ


    1. ҚазҰМУ-дың Ректоры төмендегілерге жауапты:

  • осы процедураның және өзгертулер туындаған жағдайда оның жаңа нұсқаларының бекітілуіне;

    1. СБӨ жауапты:

  • осы процедураның жасалуы мен қолданылуына;

  • жазбаларды басқаруды бақылауға.

    1. СМЖ-ға жауапты тұлға төмендегілерге жауап береді:

  • сапа жөніндегі жазбалардың мұрағатына;

  • жазбалардың уақытында қолданыстан алынуына;

  • жазбаларды сақтау шарттарының қадағалануына;

  • ҚазҰМУ-дың ішкі нормативтік құжаттарында жекелеген жазбаларға жауапты тұлға қарастырылмаған жағдайда жазбаларды тіркеуге және теңдестіруге.

    1. ҚББ жауапты:

  • Қызметкерлердің білімі, дайындығы, дағдылары мен тәжірибелері туралы тиісті жазбалардың жұмыс жағдайында болуын қадағалауға.

Құрылымдық бөлімше басшылары жауапты:

  • жазбаларды жүргізуге жауапты тұлғаны тағайындауға;

  • бөлімшелерде жүргізілетін жазбалардың сапа процедуралары талаптарына сәйкестігіне.

Мұрағат жауапты:

  • сақталған жазбалардың мерзімін анықтауға;

  • мұрағатталған жазбаларды тиісті сақталуын қамтамасыз ету.


9. ҚҰПИЯЛЫЛЫҚ


Осы процедура ҚазҰМУ-дың ішкі нормативтік құжаты болып табылады және сапаны тексеру кезінде сертификаттау ұйымдарының сарапшыларына және ҚазҰМУ Ректорының




10. ӨЗГЕРІСТЕРДІ ТІРКЕУ ПАРАҒЫ

Өзгеріс нөмірі


Парақ нөмірлері

Өзгеріс енгізу негіздемесі


Қолы

Қолдың анықтамасы


Күні

Өзгеріс енгізіл

ген күн

ауыстырылған

жаңа

жойыл-ған















































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































11. ТАНЫСУ ПАРАҒЫ




р/н

Аты-жөні

Лауазымы

Жеке қолы

Күні

Ескертпелер















































































































































































































































































































































































































































































































































































































































12 ҚОСЫМША

№ 8 үлгі

Техниканы/жабдықтарды/оқу құралдарын/ «Интернет» желі уақытын қолдануды

есепке алу журналының үлгісі




құрылымдық бөлімше атауы


_________________________________________________ҚОЛДАНУДЫ ЕСЕПКЕ АЛУ

құрал атауы


ЖУРНАЛЫ



жазба

№ р/н

Күні

Қызметкердің

аты-жөні

Лауазымы

Қолдану мақсаты

Жұмыстың басталу уақыты

Жұмыстың аяқталу уақыты

Ескерту

1

2

3

4

5

6

7

8




























12 ҚОСЫМША


№ 9 үлгі

Сапа жөніндегі жазбалар үлгісінің Шебер-парағының үлгісі


САПА ЖӨНІНДЕГІ ЖАЗБАЛАР ҮЛГІСІНІҢ ШЕБЕР-ПАРАҒЫ

№ р/н

Атауы

Үлгі коды

Тасымал типі

/1-электр., 2-қағ.,

3-эл. ж-е қағ/

Жазбаларды жүргізуге жауапты

Сақтау мерзімі

1

2

3

4

5

6





















12 ҚОСЫМША


№ 10 үлгі

Кіріс құжаттарын тіркеу журналы


КІРІС ҚҰЖАТТАРЫН ТІРКЕУ ЖУРНАЛЫ

Құжаттың келіп түскен уақыты және индексі


Хат алмасушы, кіріс құжатының уақыты және индексі

Кіріс құжатының тақырыбы немесе қысқаша мазмұны

Қарар немесе орындауға кімге жіберілді

Орындаушы қолы

Құжатты орындау мерзімі

Құжаттың орындалғандығы туралы белгі

1

2

3

4

5

6

7
























12 ҚОСЫМША

№ 11 Үлгі

Шығыс құжаттарын тіркеу журналы


ШЫҒЫС ҚҰЖАТТАРЫН ТІРКЕУ ЖУРНАЛЫ


Шығыс құжаттың уақыты және индексі

Хат алмасушы

Құжат тақырыбы немесе қысқаша мазмұны

Орындаушының аты-жөні

Орындаушының қолы

Құжаттың орындалғандығы туралы белгі

1

2

3

4

5

6





















178 беттің беті